Mötestekniken är en utmaning, speciellt då det gäller fullmäktigemöten. I Helsingfors har stadsfullmäktige 95 medlemmar, i Åbo 67 och i Vasa 59.
Stadsstyrelserna och de olika kommunala nämnderna och arbetsgrupperna har färre medlemmar och där är det lättare att ordna distansmöten.

Första i måndags i Åbo

Åbo stadsstyrelse hade sitt första distansmöte i måndags. Mötet möjliggjordes av att stadsfullmäktige förra veckans måndag godkände en ändring i förvaltningsstadgan.
– Målet är att stadsstyrelsen och nämnderna möts på distans så länge som den här krisen pågår, säger Åbo stadsfullmäktiges ordförande Elina Rantanen (Gröna).
Frågan om fullmäktiges möten är tills vidare öppen, men där är det inte heller lika bråttom eftersom fullmäktige möts mer sällan. Nästa fullmäktigemöte är den 20 april, en vecka efter att det nuvarande undantagstillståndet är över.
– Det är möjligt att undantagstillståndet fortsätter och då kan mötet flyttas om där inte ingår några brådskande ärenden, säger Rantanen.
Om fullmäktigemötet inte kan flyttas ordnas det på distans, men exakt hur det går till är tills vidare oklart.
– Jag föreställer mig någon sorts hybridmöte, där vissa är på plats fysiskt och andra på distans.

Treminutersmöte i Vasa

Vasa stadsfullmäktige hade sitt sista fysiska möte på måndagen och där beslutade man att mötena i fortsättningen ordnas på distans.
– Orsaken att vi träffades fysiskt var att vi ändrade på vår förvaltningsstadga så att den möjliggör distansmöten, säger Vasa stadsfullmäktiges ordförande Joakim Strand (SFP).
Måndagens möte var över på tre minuter. Trots det hade fullmäktige ordnat med flera specialarrangemang för att minska risken att någon blir smittad.
– De som var nyligen hemkomna från en resa, uppvisade symtom eller hör till riskgrupperna skickade suppleanter. Mötet ordnades i en större sal med mera plats och alla ytor desinficerades, säger Strand.
Härefter ska Vasa stadsfullmäktige mötas på distans. Exakt vilka tekniska hjälpmedel som då blir aktuella är en fråga för tjänstemännen, som jobbar på saken.
– Det finns olika alternativ, till exempel Microsoft Teams, telefonkonferenser, Skype. Vi hade ett Whatsapp-möte med delar av SFP:s stadsstyrelsegrupp. Man måste ta det som fungerar.
Strand påpekar att fullmäktigemötenas offentlighet är en utmaning då man väljer teknik. Alla invånare ska ha möjlighet att följa med dem.
– Det är något vi bör fundera på.

Distansmöte på torsdag i Helsingfors

Även i Helsingfors jobbar man på att övergå till distansmöten i de beslutsfattande organen. Helsingfors stadsfullmäktige behandlade på måndagen en likadan stadgeändring som Åbo och Vasa redan klubbat igenom. Omröstningen är på onsdag.
– Det blir fullmäktiges sista fysiska möte och vi kommer att ha flera specialarrangemang, till exempel kommer bara en fjärdedel av fullmäktigeledamöterna att få vara på plats i salen, säger Helsingfors stadsfullmäktiges ordförande Otso Kivekäs (Gröna).
Förutom stadgeändringen har fullmäktige bara ett par brådskande ärenden på agendan. Från och med torsdag ordnas mötena på distans.
– Stadsstyrelsens möte på torsdag blir det första distansmötet.
Kivekäs tror att stadsstyrelsens och nämndernas möten inte kommer att bjuda på några desto större utmaningar. Annat är det med fullmäktiges möten.
– Där finns flera öppna frågor. Hur ska det tolkas om någons förbindelse bryts? Hur ska allt organiseras? Dessutom behövs det utbildning, alla ledamöter är inte lika bekanta med de tekniska hjälpmedlen.

Många utreder ännu

Juha Myllymäki, chef för Kommunförbundets juridiska enhet, säger att flera kommuner tagit kontakt med Kommunförbundet för att fråga hur beslutsfattandet kan ordnas under coronakrisen.
– Vissa kommuner har planer för undantagstillstånd, men rent allmänt kan man säga att många kommuner nu utreder möjligheten att ordna distansmöten, säger Myllymäki.
Kommunförbundets råd är att se över mötesagendorna. Är mötet nödvändigt just nu eller kan det flyttas fram? Kan mötet förkortas genom att slopa en del punkter på agendan?
– Min uppfattning är att de större städerna har varit snabba med att utreda distansmöten. Det beror säkert också på att viruset sprider sig snabbare på större orter. I avsides belägna kommuner är situationen inte lika kritisk.
Myllymäki påpekar att det också är möjligt att strömlinjeforma mötena på andra sätt, till exempel genom att delegera en del av fullmäktiges beslutsfattande till styrelsen.