Jean Lindén 04.11.2023 06:59

Åbo Akademis ekonomidirektör Tapani Harkila förnekar att den kommande överflytten av ekonomipersonal till Certia skulle ha varit baktanken med vårens uppdelning av personalen i ett reskontra- och ett projektteam.

Han säger Certiamöjligheten uppdagades först efter att Åbo Universitet i maj meddelat att de flyttar sin reskontrapersonal till Certia som startar en enhet i Åbo.

– Det var då som det här spåret öppnades. Före det fanns det inte i planerna.

Inte alls?

– Det fanns inte som en möjlighet. Certia fanns inte i Åbo. Före det var tanken att sköta det internt.

Ska ge inbesparingar

Harkila säger att drivkraften bakom flytten är att få en effektivare reskontrahantering och att i förlängningen nå inbesparingar.

Hur har uppdelningen i två team gått, och är reskontraavdelningen underbemannad?

– Vi följer dagligen upp arbetsbördan och statistiken för fakturor och reseräkningar och vi har vidtagit åtgärder angående arbetsmängden. Det som överraskade oss var den stora variation som fanns i faktura- och resehanteringen inom ÅA. Den har gjorts på olika sätt vid olika ämnen och fakulteter. Den harmoniseringen visade sig vara ett mycket större jobb än vi planerat. Det har, framförallt i somras, påverkat upplevelsen av arbetsbörda, säger Harkila.

Fick folk tillräcklig utbildning i de nya uppgifterna?

– Säkert jo och nej. Det är ju inte nya uppgifter utan det är uppgifter som man har sysslat med också hittills. Men istället för att göra fakturor och resor för ett visst ämne, vid sidan av andra uppgifter, så gör man nu samma sak för hela ÅA.

Harkila medger dock att det kommit klagomål från personalen om att man inte fått tillräcklig möjlighet att sätta sig in i de nya rutinerna.

– Sådana kommentarer har nog kommit. Vi har försökt bemöta dem så snabbt som möjligt. Vi har följt upp teamet och haft kontinuerliga möten för att reda ut situationer och besvara frågor.

”Vi har satsat på teamet”

Tapani Harkila håller inte med om att det satsats mindre på reskontrateamet därför att det om några månader ändå flyttas till Certia.

– Vi har satsat väldigt mycket tid och energi på teamet efter omorganiseringen och på att lösa problem. Men som sagt kom det som en överraskning hur stort det arbetet var.

– Jag förstår att det finns känslor av besvikelse och bitterhet i sådana här fall, men ÅA behöver en fungerande reskontra helt oberoende av var arbetet utförs. Jobbet är lika viktigt oberoende av var det sker.

Har servicen för den övriga ÅA-personalen blivit sämre nu när de som sköter reskontra inte är kopplade till en viss enhet vid ÅA?

– Det har funnits en viss ”backlog”, vilket är helt naturligt i en sådan här omställning. Slutanvändare på en del håll kan förstås uppleva att det blir en försämring då sättet de är bekanta med förändras.

– Men samtidigt är det väldigt viktigt att sådan här volymhantering görs på samma sätt överallt. Det är enda sättet att nå en effektivare process. Om vi har 30 olika sätt att göra samma sak vid ÅA är det omöjligt att ens försöka skapa någons sorts automatik i hanteringen.

Jag har förstått att man i reskontrateamet upplevt det som kränkande att förmän skulle sitta och följa med jobbet för att se om personalen kan jobba effektivare, trots att de är experter på sitt eget jobb. Hur kommenterar du det?

– I så fall har det tolkats fel. Vi hade ”jobbskuggning” för att förstå arbetsflödet. Det var aldrig meningen att vara en övervakning, utan tanken var att vi på chefsnivå skulle öka vår förståelse för arbetet så att vi inte bara inbillar oss vad problemen är. Att vi skulle få information för att fatta de rätta besluten.

Summan är en målsättning

Hur sannolikt är det att ÅA når en inbesparing på 280 000 euro per år genom Certiaflytten?

– Summan är förstås en målsättning, och den involverar saker vi avtalat om med Certia som jag inte kan öppna upp.

– Men jag ser det som ett realistiskt mål. Det inbegriper inte bara flytten utan också en målmedveten satsning på att ÅA går in för harmoniserade processer som Certia har universiteten emellan. Det ger en avsevärd inbesparing, säger Tapani Harkila.

Angående kollektivavtalet konstaterar Harkila att de som flyttas till Certia behåller nuvarande avtal till våren 2025. Sedan kan Certia flytta personalen till det kollektivavtal bolaget använder.

På frågan om personalen riskerade få sparken om de inte tog emot de nya uppgifterna i det nya teamet, och om det fanns möjlighet att diskutera vilket team man hamnade i svarar han:

–  Omställningsförhandlingar av det här slaget utgör en uppsägningsgrund, så i sista hand kan arbetsgivaren säga upp personer som väljer att tacka nej till den nya positionen. Men vi sa det ut genast i början att vår målsättning med omställningen är att allas jobb och lön bevaras. Man kunde ge önskemål om team, men till sist var det helheten som avgjorde. Indelningen planerades grundligt och bokförarnas linjechefer var involverade i planeringen, så var och ens bästa förmågor har noggrant beaktats.

Jean Lindén
Ge respons åt redaktören

Dela artikeln